Ügyfélszolgálat

Küldetésükhöz tartozik a minőségi közszolgáltatások nyújtása az önkormányzati területen;

A polgárok és a helyi közigazgatás közötti hatékony kommunikáció és együttműködés biztosítása.

- tájékoztatja a polgárokat a Városháza és a Helyi Tanács munkájáról;

- tájékoztatást nyújt a polgároknak arról, hogyan szerezhetnek be olyan dokumentumokat (bizonyítványokat, engedélyeket, igazolásokat, tanúsítványokat), amelyek a Városháza és a Helyi Tanács hatáskörébe tartoznak;

- a polgárok számára kérésre biztosítja és felajánlja a szabványos formanyomtatványokat;

- a 233/2002. sz. törvénnyel jóváhagyott 27/2002. sz. rendelet értelmében a petíciók átvételével, kiemelésével és a petíciók megoldásának nyomon követésével kapcsolatos tevékenységeket végez;

- ellenőrzi, nyilvántartásba veszi és átadja az illetékes igazgatóságoknak és szolgálatoknak a polgárok és a jogi személyek képviselői által benyújtott kérelmeket és dokumentumokat;

- a pultnál/postahivatalban benyújtott kérelmekhez kifejezett kérésre nyilvántartási számot ad ki;

- biztosítja az intézményen belüli dokumentumforgalmat, és a kézbesítési átvételi elismervények alapján nyomon követi azokat;

- igyekszik megoldani és megfogalmazni a választ a törvényes határidőn belül;

- tájékoztatást nyújt a polgároknak a városházára benyújtott dokumentumok vagy akták státuszáról;

- aláírás alatt kiadja a polgároknak az összes olyan dokumentumot, papírt, engedélyt, amelyet a szakszolgálatok megoldottak;

- postai úton küldi a postai küldeményeket, és a feladási bizonylatok alapján nyomon követi a postai küldeményeket;

- biztosítja, hogy a tévesen címzett petíciókat a felvetett problémák kezeléséért felelős hatóságoknak vagy intézményeknek továbbítsák, és értesíti a petíció benyújtóját az átirányításról;

- a névtelen levelek vagy az olyan levelek minősítése, amelyekben a petíció benyújtójának azonosító adatai nem szerepelnek;

- biztosítja a nagyváradi Városháza hivatalos címére küldött e-mailek fogadását és regisztrálását. primarie@oradea.ro és primar@oradea.ro;

- a beérkezett petíciókat online regisztrálja a www.oradea.ro/epetitii és az orc.ro oldalon;

- a 134/2010. sz. törvény szerinti eljárási procedúrák nyilvántartása;

- átveszi a futárszolgálatok és a titkos posta leveleit, nyilvántartásba veszi és továbbítja az érintett szervezeti egységeknek;

- az informatikai rendszer hatékony és működőképes használata a petíciók átvétele, a petíciók feldolgozásának útvonalának és szakaszának nyomon követése a befejezésig, a petíció benyújtójának kérésre történő tájékoztatása céljából;

- megszervezi és lebonyolítja a polgármesterrel, az alpolgármesterekkel és a főtitkárral való meghallgatásokkal kapcsolatos összes munkát;

- nyilvántartásba veszi az intézmény vezetőségének meghallgatására irányuló kérelmeket és továbbítja azokat az érintett szakosodott struktúráknak;

- nyomon követi a meghallgatásra adott válaszok elkészítését az érintett szakosodott szervezeti egységek által, és gondoskodik azok elküldéséről;

- közvetlen hozzáférést biztosít a közérdekű információkhoz, a közérdekű információkhoz való szabad hozzáférésről szóló, módosított és kiegészített 544/2001. számú törvénnyel összhangban;

- a közérdekű információkhoz való szabad hozzáférésről szóló 544/2001. sz. törvény és annak későbbi módosításai és kiegészítései alapján benyújtott kérelmeket fogadja, nyilvántartja, elemzi, központosítja és - adott esetben - a szakosodott szervezeti egységen belüli megfelelő struktúrákkal közösen vagy önállóan megfogalmazza a válaszokat;

- belső feljegyzéseket ad ki az illetékes struktúráknak a kért információk összegyűjtése érdekében;

- adminisztratív panaszokat vesz fel és regisztrál;

- kéri a szakfőosztályok véleményét a panaszosok által benyújtott közigazgatási panaszok nyomán a közérdekű információkhoz való hozzáférés jogának megsértésével kapcsolatos elemzőbizottsági kérelemről;

- a településfejlesztési bizottság döntése alapján elkészíti a közigazgatási panaszokra adott választ;

- összeállítja és frissíti a szakosodott szervezeti egységek által rendelkezésre bocsátott közérdekű információk listáját;

- közzéteszi és évente frissíti a hivatalból közölt, közérdekű információkat tartalmazó hírlevelet;

- elkészíti a közérdekű információkhoz való szabad hozzáférésről szóló 544/2001. sz. törvény végrehajtásának értékeléséről szóló éves jelentést, a későbbi módosításokkal és kiegészítésekkel együtt, a 123/2002. sz. kormányrendelet mellékletének megfelelően, a későbbi módosításokkal és kiegészítésekkel együtt;

- koordinálja, összeállítja és frissíti az intézmény levéltári jegyzékét;

- rögzíti az aktuális nyilvántartásban az archiválási egységek be- és kilépését;

- biztosítja az archívum kezelését, és a meglévő levéltári alap kiegészítésére törekszik azáltal, hogy a Polgármesteri Hivatal szakosztályai által létrehozott iratok leltárai és jegyzőkönyvei alapján ellenőrzi és visszakeresi azokat, hogy a Nemzeti Levéltár módszertanának megfelelően archiválja azokat;

- a törvényben meghatározott feltételek mellett rendezi és rendszerezi a levéltárban lévő összes levéltári anyagot;

- biztosítja a leltárak, az iratkeresési jegyzőkönyvek, a kiválasztási jegyzőkönyvek és az archívumban lévő valamennyi dokumentum nyilvántartását;

- a létrehozott archívumegységek átvételekor ellenőrzi az egyes iratokat, biztosítva, hogy azok felépítésének módját tiszteletben tartsák, és tartalmuk összhangban legyen a leltárba felvett adatokkal; amennyiben ellentmondásokat talál, felhívja a létrehozó szervezeti egységek figyelmét a szükséges korrekciós intézkedések megtétele érdekében;

- az írásbeli kérelmek kezelése érdekében keres az archívumban, és gondoskodik arról, hogy a polgármesteri hivatal valamennyi szervezeti egységének kérésére a dokumentumokat betekintésre rendelkezésre bocsássák;

- leltárt készít az irattárban nyilvántartással nem rendelkező dokumentumokról;

- ellátja a dokumentumválasztó bizottság titkársági feladatait, és előkészíti a bizottság munkáját annak érdekében, hogy felmérje a dokumentumanyagok értékét a tudományos érdekű anyagok megőrzése és jó állapotban való megőrzése, illetve azok megszüntetése érdekében, amelyek gyakorlati értéke lejárt;

- a megyei levéltár rendelkezésére bocsátja az ellenőrzési tevékenység során kért valamennyi dokumentumot;

- biztosítja, hogy a törvényes határidőn belül írásban közölje a megyei levéltárral az iratokat létrehozó és birtokló intézmény létrehozását, átszervezését vagy megszűnését igazoló dokumentumokat a törvény feltételei szerint, illetve az intézmény tevékenységében bekövetkezett, az iratok archiválására kiható változásokat;

- állandó kapcsolatot tart fenn a Megyei Levéltárral, hogy a levéltári munkát jó körülmények között végezhesse;

- tájékoztatja a vezetőséget, és intézkedéseket javasol az intézmény levéltárainak megőrzéséhez és megőrzéséhez szükséges megfelelő feltételek biztosítása érdekében;

- megállapítja az optimális áramlásokat, elemzi és javaslatokat dolgoz ki a dokumentumkörökre vonatkozóan;

- a dokumentumkezeléssel kapcsolatos jelentéseket és statisztikákat állít össze;

- együttműködik az intézmény igazgatóságaival és szakosodott osztályaival a polgároknak nyújtott információkat tartalmazó adatbázis folyamatos frissítésében;

- követi a tevékenységi területre vonatkozó jogszabályok változásait, kiigazítja a programokat és a munkamódszereket;

- belső feljegyzéseket, jelentéseket, tájékoztatókat, válaszokat, jelentéseket és nyilatkozatokat készít;

- hozzájárul a jogszerűségen, átláthatóságon, objektivitáson, pártatlanságon és méltányosságon alapuló kommunikációs kultúra kialakításához

Az intézmény tevékenységének biztosítása, összhangban a 27/2002. számú, a petíciók megoldására irányuló tevékenység szabályozásáról szóló rendelettel, az 544/2001. számú, a közérdekű információkhoz való szabad hozzáférésről szóló törvénnyel és a 16/1996. számú, a nemzeti levéltárakról szóló törvénnyel.

Hatékony felületet hoz létre a Városháza és a polgárok közötti információáramlás optimalizálása érdekében, hogy a Városháza reagáljon a helyi közösség változó és fejlődő igényeire és hogy a polgárok számára iránymutató pontként szolgáljon az intézmény által kínált szolgáltatások típusát illetően.

1. Belső kapcsolati szféra:

- Hierarchikus kapcsolatok :

- a polgármester, alpolgármester alárendeltje

- Funkcionális kapcsolatok: az intézmény valamennyi igazgatóságával és részlegével.

- Ellenőrzési kapcsolatok: ellenőrzi: polgármester, alpolgármester és egyéb ellenőrző szervek.

- Képviseleti kapcsolatok: a Közkapcsolati Szolgálat képviselője, az állampolgárokkal és más intézményekkel való kapcsolattartásban.

2. Külső kapcsolati szféra :

- a Városházához címzett és a szolgálat hatáskörébe tartozó hatóságokkal és intézményekkel

- a városházának címzett és a szolgálat hatáskörébe tartozó nemzetközi szervezetekkel való kapcsolattartás

- a Városházához forduló és a szolgálat hatáskörébe tartozó magánjogi jogalanyok esetében

Oldal megnyitása