Compartiment Urmărire documente
Obiectivul general al Compartimentului Urmărire Documente este de a susține și a contribui la îndeplinirea sarcinilor și obiectivelor serviciului și implicit ale direcției, precum și la îmbunătăţirea calităţii muncii în cadrul structurilor din aparatul propriu al primarului municipiului Oradea, respectiv de a asigura suportul tehnic necesar pentru desfăşurarea în bune condiţii a activităţii zilnice a tuturor compartimentelor, serviciilor şi direcţiilor din cadrul instituţiei primarului, respectiv coordonarea centralei telefonice, achiziţionarea şi distribuirea de materiale de papetărie, îndeplinirea activităţilor de protocol intern, precum şi preluarea corespondenţei şi distribuirea acesteia la toate direcţiile din instituţie; expedierea corespondenţei prin serviciul de expediere către poştă, etc., cât și o bună reprezentare a municipalităţii prin organizarea de evenimente cu caracter istoric de interes public local sau național.
Obiective specifice Compartimentului Urmărire Documente rezultate din obiectivul general, sunt:
- Asigurarea suportului tehnic necesar pentru desfăşurarea în bune condiţii a activităţii zilnice a aparatului de specialitate a primarului;
- Asigurarea fluxurilor de documente necesare activităților specifice, întocmirea situațiilor informative centralizatoare și a tipizatelor specifice, urmărirea, și actualizarea acestora precum și descărcarea tuturor actelor în funcție de specific și transmiterea către beneficiari;
Organizarea, promovarea şi spijinirea evenimentelor publice cu caracter istoric de interes local și național, care se desfăşoară în municipiul Oradea
- Participă la activitatea de inventariere a patrimoniului din punct de vedere al dotărilor cu materiale consumabile și urmărește valorificarea rezultatelor;
- Efectuează împreună cu personalul desemnat din cadrul instituţiei inventarierea periodică a materialelor consumabile, a noilor achiziţii, precum şi casarea celor disponibilizate, prin valorificarea sau distrugerea lor;
- Primește referatele de necesitate și oportunitate pentru achiziționarea de produse de natura administrativă generală, necesare pentru funcționarea structurilor instituției și stabilește procedura de achiziții aplicată în colaborare cu serviciul achiziții, astfel că întocmește documentația necesară în vederea aprovizionării cu produse și servicii;
- Asigură recepția și depozitarea tuturor materialelor consumabile de ordin general administrativ și funcțional;
- Răspunde de recepția în termen a bunurilor contractate / comandate, printr-o planificare riguroasă, pe termene limită a contractelor / comenzilor, luând legătura în timp util cu furnizorii;
- Organizează și efectuează recepția cantitativă și calitativă a bunurilor și materialelor aprovizionate, propune componența comisie de recepție;
- Răspunde de gospodărirea judicioasă a materiilor prime, materialelor consumabile de orice natură, etc. sub aspectul depozitării, conservării și gestionării lor;
- Urmărește permanent evoluția stocurilor, ia măsuri de asigurare a stocului de siguranță, pentru unele materiale consumabile și altele asimilate, de primă necesitate;
- Programează eliberarea bunurilor din magazia centrală către beneficiarii finali din cadrul instituției, în timp optim;
- Întocmeşte bonurile de dare în consum a materialelor consumabile, pe fiecare compartiment în parte;
- Operează în Programul “INDECO SOFT“ toate intrările de materiale în baza facturilor şi ieşirile de materiale în baza bonurilor de consum;
- Se asigură că în spațiile administrate, nu există situații de ocupare și folosire a acestora de către terți, care să nu aibă încheiate contracte sau să aibă aprobare scrisă din partea conducerii;
- Asigură preluarea şi redistribuirea apelurilor telefonice prin centrala telefonică a instituţiei, precum şi buna funcţionalitate a echipamentelor tehnice, asigurând service-ul necesar;
- Încheie, urmăreşte şi controlează modul de derulare a contractelor cu furnizorii, precum şi verificarea periodică a alimentării cu energie electrică şi termică, a alimentării cu apă, salubritate şi operează toate modificările care apar din acest punct de vedere;
- Asigură evidenţa tuturor spaţiile din incinta instituţiei, urmărind gradul de ocupare, asigurând spaţiile corespunzătoare pentru desfăşurarea în condiţii optime a activitaţii normale, a activităţii personalului din toate departamentele instituţiei;
- Întocmeşte bugetul primăriei pe structuri de cheltuieli pentru funcţionarea aparatului propriu (materiale consumabile, rechizite birou, linie tipărire, protocol, etc.);
- Realizează contracte de sponsorizare pentru evenimentele organizate de municipalitate prin intermediul Direcţiei
- Asigură distribuirea presei şi ridicarea corespondenţei de la poştă, ducerea corespondenţei Primăriei la poştă şi predarea ei pe bază de borderou, ridicarea tuturor coletelor de la C.F.R. care sosesc pe adresa instituţiei;
- Asigură prin firmele specializate toate remedierile la deranjamente la telefoane şi centrală;
- Asigură şi organizează activităţile de protocol intern ale conducerii Primăriei;
- Ține evidența necesarului de protocol și are în vederea refacerea lunară a acestuia;
- Organizează acţiunile de reprezentare a Primăriei cu ocazia sărbătorilor legale, comemorări sau ziua oraşului, etc.;
POPESCU FLORIN - magazioner
LOVAS AGNETA - referent