Serviciul Relații cu publicul
Demian Marioara
Șef serviciu
PRIMAR | Florin Birta | Luni de la ora 9.00 |
VICEPRIMAR | Antonia Nica | Marţi de la ora 10.00 |
VICEPRIMAR | Marcel Dragoş | Miercuri de la ora 9.00 |
SECRETAR GENERAL | Eugenia Borbei | Miercuri de la ora 12.30 |
Înscrierile la audiență se fac la ghișeele Serviciului Relatii cu Publicul, zilnic, în orarul de funcționare al serviciului.
Audiențele au loc la sediul instituției, Piața Unirii nr.1, camera 22, parter, în zilele stabilite la înscriere.
- Asigurarea unei comunicări şi cooperări eficiente între cetăţean şi administraţia publică locală.
Obiective specifice:
- Oferirea de informații corecte și prompte referitoare la modalitatea de soluționare a cererilor ce intră în sfera de competență a primăriei și a consiliului local;
- Asigurarea accesului la informațiile de interes public;
- Distribuirea formularelor tipizate, după caz;
- Asigurarea și creșterea calității serviciilor oferite, privind soluţionarea petiţiilor și a solicitărilor de informații publice, astfel încăt să fie satisfăcute nevoile cetățenilor.
Obiective specifice:
- Primirea, evidențierea și distribuirea corectă și promptă a petițiilor primite de la cetățeni și organizații legal constituite, direct la ghișeu, prin curieri, fax, poșta electronică, poșta specială, pentru reducerea timpilor de soluționare;
- Copierea gratuită a documentelor ce se preiau la ghișeu;
- Urmărirea soluționării și redactării în termen a răspunsurilor;
- Expedierea corectă și promptă a răspunsurilor către cetățeni, direct la ghișeu, prin poșta clasică sau poșta electronică;
2.5 Evidențierea corectă și în termen a cheltuielilor poștale pentru ca penalitățile de întârziere a plății să fie zero;
- Asigurarea procedurii de comunicare a actelor instanțelor judecătorești în termen.
Obiective specifice:
3.1 Înregistrarea, păstrarea, expedierea comunicărilor instanțelor judecătorești cu respectarea întocmai a termenelor legale;
- Asigurarea și îmbunătățirea activității de arhivare.
Obiective specifice:
4.1 Înregistrarea, depozitarea, păstrarea, selecționarea, distrugerea documentelor arhivate;
4.2 Reducerea timpilor de răspuns la solicitări, prin dezvoltarea arhivei electronice a documentelor;
- oferă informaţii cetăţenilor cu privire la activitatea primăriei şi consiliului local;
- oferă informaţii cetăţenilor privind modalitatea de a obţine documente (certificate, autorizaţii, avize, adeverinţe), care intră în sfera de competenţă a consiliului local şi a primăriei;
- în limitele create de relaţiile stabilite cu alte instituţii publice şi organizaţii neguvernamentale, oferă informaţii ce vizează comunitatea;
- desfăşoară activităţi de primire, evidenţiere şi urmărire a rezolvării petiţiilor, conform OG27/2002 și a Legii 233/2002:
- efectuează servicii de preluare, verificare şi înregistrare electronică a cererilor şi documentaţiilor anexate necesare rezolvării unor probleme, ce intră în sfera de competenţă a consiliului local şi a primăriei, în conformitate cu normele metodologice stabilite şi legislaţia în vigoare, primite din partea cetățenilor și a organizațiilor legal constituite, direct prin ghișeu, a celor sosite prin poştă, poșta specială, fax și curieri;
- verifică căsuța de email a instituției primarie@oradea.ro , înregistrează emailurile ce intră în sfera de competență a instituției, le distribuie direcțiilor primăriei și le redirecționează pe cele care nu intră în sfera de competență a primăriei către instituțiile vizate;
- verifică și înregistrează petițiile de pe platforma online și Oradea City Report;
- distribuie formulare tipizate/cereri-tip cetăţenilor;
- preia de la direcții răspunsurile/documentațiile soluționate în vederea predării acestora către cetățeni, direct prin ghișeu sau a expedierii prin poștă, poșta electronică; înregistrează eliberarea/expedierea acestora, către persoane fizice sau juridice, conform borderourilor de expediție;
- preia și înregistrează corespondența returnată conform borderourilor de retur;
- redirecţionează conform prevederilor legale corespondenţa, ce nu intră în sfera de competenţă a instituţiei;
- clasează conform prevederilor legale petiţiile anonime;
- întocmeşte anual registrul de intrare-ieşire a corespondenţei instituţiei;
- întocmeşte anual raportul de activitate privind petiţiile;
- gestionează şi ţine evidenţa timbrelor poştale, conform borderourilor de expediere;
- întocmeşte lunar raport privitor la gestiunea timbrelor (situaţia borderourilor şi a facturilor);
- coordonează activitatea din domeniul audienţelor la conducerea primăriei (înscriere în audienţă, participare la audienţă şi consemnare în registru de audiențe, emitere notă de audienţă cu soluţia propusă de conducător, urmărire acordare răspuns în termenul legal);
- asigură procedura de comunicare a actelor judecătorești în temen, conform Codului de procedură civilă, Legea nr.134/2010 (preia,înregistrează comunicări de la instanțe, înaintează instanţei de judecată dovada de înmânare precum şi procesul-verbal în termenele legale);
- colaborează cu direcţiile şi compartimentele de specialitate ale instituţiei la reactualizarea permanentă a bazei de date ce conţine informaţiile ce se oferă cetăţenilor;
- asigură circuitul documentelor în instituţie până la nivel de direcţie de specialitate, realizând evidenţa acestuia pe baza opisurilor de predare-primire;
- urmăreşte modificările legislaţiei în domeniul de activitate, adaptând programele şi metodele de lucru;
- asigură accesul la aviziere, actualizarea documentelor existente pe panourile de afişaj ale instituției şi eliminarea documentele expirate;
- asigură copierea gratuita a documentelor preluate la ghișeu;
- asigură accesul la informaţiile de interes public, conform Legii 544/2001 (exceptând mass-media);
- oferă verbal informaţii de interes public;
- preia şi înregistrează solicitările de informaţii de interes public;
- preia şi înregistrează reclamaţiile administrative;
- emite note interne structurilor competente, în vederea culegerii informaţiilor solicitate;
- redactează şi trimite răspunsul solicitanţilor;
- comunică din oficiu informaţiile de interes public;
- publică anual un buletin informativ ce cuprinde informaţiile de interes public;
- întocmeşte anual un raport privind accesul la informaţiile de interes public;
- întocmeşte registrul pentru înregistrarea cererilor şi răspunsurilor privind accesul la informaţiile de interes public;
- realizează arhivarea documentelor la nivel de instituţie (exceptând documentele create de Direcţia Economică-sectiunea finanţe locale şi Compartimentul de Evidenţă a Persoanelor), conform Legii 16/1996 a Arhivelor Naţionale;
- întocmeşte nomenclatorul dosarelor arhivate;
- verifică şi preia, pe bază de inventar şi proces-verbal de predare - primire documentele emise de direcţiile/serviciile/compartimentele primăriei spre arhivare;
- evidenţiază în registrul de evidenţă curentă intrările-ieşirile unităţilor arhivistice;
- asigură activitatea de selecţionare a documentelor;
- asigură predarea integrală a arhivei selecţionate la unităţile de reciclare;
- asigură activitatea de păstrare a documentelor;
- eliberarează copii ale documentelor existente în depozitul de arhivă, certificate sau adeverinţe solicitate de cetăţeni pentru dobândirea unor drepturi, în conformitate cu legile în vigoare;
- pune la dispoziţie pentru cercetare şi consultare documentele din depozitul de arhivă compartimentelor creatoare;
- respectă normele PSI şi de protecţie a muncii;
Asigurarea activităţilor instituției, conform O.G. nr. 27/2002, privind reglementarea activității de soluționare a petițiilor, a Legii nr. 544/2001, privind liberul acces la informațiile de interes public și a Legii nr.16/1996, a Arhivelor Naționale.
Realizarea unei interfețe eficiente prin care să se optimizeze circulația informației între instituția primăriei și cetățeni, să facă receptivă primăria la nevoile în permanență schimbare și evoluție a comunității locale și să se constituie ca punct de ghidare al cetățenilor relativ la tipul de servicii oferite de primărie.
Relaţii interne:
Primar:
- transmite: corespondenţa înregistrată la nivelul serviciului, lista cu persoanele înscrise în audienţă, mapele serviciului cu documente ce necesită semnătura primarului, rapoarte solicitate;
- primeşte: dispoziţii, corespondenţa cu rezoluţia primarului ce urmează a fi distribuită direcţiilor şi compartimentelor de specialitate, mapele serviciului cu documentele semnate, note interne destinate serviciului, anual dispoziţiile primarului pentru arhivare, corespondenţa pentru expediere prin poştă;
Viceprimari:
- transmite: corespondenţa înregistrată la nivelul serviciului ce intră în sfera de competenţă a acestora, lista cu persoanele înscrise în audienţă;
- primeşte: corespondenţă destinată expedierii prin poştă, corespondența destinată serviciului pentru soluționare, note interne destinate serviciului;
Secretar General:
- transmite: corespondenţa înregistrată la nivelul serviciului ce intră în sfera de competenţă a acestuia, lista cu persoanele înscrise la audiență;
- primeşte: corespondenţă destinată expedierii prin poştă, corespondența destinată serviciului pentru soluționare, note interne destinate serviciului;
Administrator Public:
- transmite: corespondenţa înregistrată la nivelul serviciului ce intră în sfera de competenţă a acestuia, lista cu persoanele înscrise la audiență, mapele serviciului cu documente ce necesită semnătura administratorului public;
- primeşte: corespondenţă destinată expedierii prin poştă, corespondența destinată serviciului pentru soluționare, note interne destinate serviciului, mapele serviciului cu documente semnate;
Direcția Juridică:
- transmite: corespondenţa înregistrată, corespondenţa returnată, note de audienţă, note interne;
- primeşte: răspunsuri ce urmează a fi eliberate prin ghişeu, răspunsuri, adrese ce se expediază prin poştă, informări pentru audiențe, copia răspunsurilor la notele de audienţă, adrese spre rezolvare, note interne, anual documente destinate arhivării;
Direcția Economică:
- transmite: corespondenţa înregistrată, corespondenţa returnată, note de audienţă, note interne;
- primeşte: răspunsuri, adrese ce urmează a fi expediate prin poştă, informări pentru audiențe, copia răspunsurilor la notele de audienţă, note interne, anual documente destinate arhivării (cu excepţia documentelor referitoare la finanţele locale);
Direcția Tehnică:
- transmite: corespondenţa înregistrată, corespondenţa returnată, note de audienţă, note interne;
- primeşte: răspunsuri ce urmează a fi eliberate prin ghişeu, răspunsuri, adrese ce urmează a fi expediate prin poştă, informări pentru audiențe, copia răspunsurilor la notele de audienţă, note interne, anual documente destinate arhivării;.
Direcția Arhitect Şef:
- transmite: corespondenţa înregistrată, corespondenţa returnată, note de audienţă, note interne;
- primeşte: răspunsuri, adrese ce urmează a fi expediate prin poştă, informări pentru audiențe, copia răspunsurilor la notele de audienţă, note interne, certificate de urbanism, autorizatii de constructie, avize, autorizatii de luare in folosinţă, adeverinţe, certificate de nomenclatură stradală ce urmează a fi eliberate prin ghişeu, anual documente destinate arhivării;
Direcția Management Proiecte cu Finanțare Internațională:
- transmite: corespondenţa înregistrată, corespondenţa returnată, note de audienţă, note interne;
- primeşte: răspunsuri, adrese ce urmează a fi expediate prin poştă, informări pentru audiențe, copia răspunsurilor la notele de audienţă, note interne, anual documente destinate arhivării;
Direcția Patrimoniu Imobiliar:
- transmite: corespondenţa înregistrată, corespondenţa returnată, note de audienţă, note interne;
- primeşte: răspunsuri ce urmează a fi eliberate prin ghişeu, răspunsuri, adrese ce urmează a fi expediate prin poştă, informări pentru audiențe, copia răspunsurilor la notele de audienţă, note interne, anual documente destinate arhivării;
Direcția Logistică:
- transmite: corespondenţa înregistrată, corespondenţa returnată, note de audienţă, note interne, referate necesar materiale consumabile;
- primeşte: răspunsuri, adrese ce urmează a fi expediate prin poştă, informări pentru audiențe, copia răspunsurilor la notele de audienţă, note interne, anual documente destinate arhivării, materiale consumabile;
Direcția Poliția Locală:
- transmite: corespondenţa înregistrată, note de audienţă, note interne;
- primeşte: răspunsuri, informări pentru audiențe, copia răspunsurilor la notele de audienţă, corespondenţa ce urmează a fi expediată prin poştă, anual documente destinate arhivării;
Servicii aflate în subordinea directă a Primarului și a Consiliului Local:
- transmite: corespondenţa înregistrată, corespondenţa returnată, note de audienţă, note interne;
- primeşte: răspunsuri, adrese ce urmează a fi expediate prin poştă, informări pentru audiențe, copia răspunsurilor la notele de audienţă, note interne, anual documente destinate arhivării;
Relaţii externe:
Cetățenii:
- transmite: informatii privind procedura ce trebuie urmată pentru soluţionarea cererilor ce intră în competenţa primăriei şi a consiliului local; cereri tip/formulare ce cuprind informatii privind actele necesare a fi anexate în vederea obţinerii de autorizaţii; certificate, adeverinţe, autorizaţii, avize, răspunsuri prin ghişeu, răspunsuri, adrese expediate prin poştă;
- primeşte: petiţii şi solicitări de informaţii de interes public;
Instituții cu sau fără personalitate juridică aflate sub autoritatea Consiliului Local al Municipiului Oradea sau a Primarului Municipiului Oradea:
- transmite: corespondență, note de audienţă;
- primeşte: corespondență, informări pentru audiențe, răspunsuri la adrese și la note de audienţă;
Primăriile din țară:
- transmite/primește corespondență;
- colaborare privind activitatea serviciilor de relaţii cu publicul pentru o cât mai bună desfăşurare a activităţii;
Arhivele Naționale:
- transmite: nomenclator acte pentru avizare; proces-verbal selecţionare;
- primeşte: nomenclator arhivistic avizat, aprobare distrugere documente selecționate, procese-verbale de control;
Compania Națională Poșta Română:
- transmite: adrese, cereri privind trimiterile poștale, corespondența primăriei;
- primeşte: corespondența primăriei, consiliului local, adrese, cereri privind trimiterile poștale;
Serviciul Român de Informații:
- transmite: corespondența oficială clasificată precum și cea neclasificată;
- primește: corespondența oficială ce conține informații secrete de stat sau de serviciu către alte autorități sau instituții beneficiare;
Instanțe judecătorești:
- transmite/primește: acte procedurale;
Organizații Neguvernamentale:
- transmite: informaţii privind modul de implementare a legislaţiei, răspunsuri la petiții și solicitări de informaţii publice;
- primeşte: petiţii şi solicitări de informaţii de interes public.
DEMIAN MARIOARA - consilier
DOBOS ERZSEBET - consilier
HANZA ANA CRISTINA - consilier
tempoar vacant (MANEA GABRIEL -detasat) - consilier
MOGA VICTORIA MIHAELA - consilier
LĂZĂU IOANA MARIANA - consilier
CHIRU ALINA SIMONA - consilier
CRACIUN CRINA MARIANA - consilier
GEORGIȚĂ CORINA - RAMONA - consilier
HERPUT DANIELA - referent
BRAN MARIUS IOAN - referent
STRETEA ANDREI - referent