Compartiment Evidența gestiunii și cheltuieli
Obiectivul general al Compartimentului Evidență Gestiuni și Cheltuieli este de a contribui la îmbunătăţirea calităţii muncii în cadrul structurilor din aparatul propriu al primarului municipiului Oradea, respectiv de a asigura o bună evidență a gestiunilor și a cheltuielilor instituției din punct de vedere al dotărilor de natura obiectelor de inventar și a altor bunuri și servicii, necesare pentru buna funcționare instituțională.
Obiective specifice Compartimentului Evidență Gestiuni și Cheltuieli, rezultate din obiectivul general, sunt:
- Asigurarea suportului tehnic necesar pentru desfăşurarea în bune condiţii a activităţii zilnice a tuturor compartimentelor, serviciilor şi direcţiilor din cadrul instituţiei primarului prin achiziţionarea şi distribuirea obiectelor de inventar și a bunurilor de natura dotărilor către angajați;
- Stabilirea fluxurilor de documente necesare activităților specifice, pentru înregistrarea, evidența și urmărirea gestiunilor specifice și a cheltuielilor aferente;
- Urmărirea permanentă a îmbunătățirii activităților specifice de evidență a gestiunilor și a corelărilor cu situația faptică, în vederea existenței unei imagini cât mai fidele a patrimoniului și a soldurilor contabile;
- Asigurarea necesarului de echipamente, materiale consumabile și alte bunuri de natura obiectelor de inventar necesare pentru activitatea specifică din cadrul instituției, inclusiv Direcția Poliția Locală Oradea;
- Ținerea evidenței consumului de carburant și încadrarea consumului de carburant în limitele stabilite de lege, anvelope, acumulatori, etc.
- Inventariază sursele de colectare pentru venituri şi a resurselor necesare acoperirii cheltuielilor de funcţionare a direcției precum și a Direcției Poliția Locală Oradea în vederea fundamentării bugetului;
- Fundamentează și întocmește anual la termenele prevăzute de lege proiectul bugetului local specific direcției, inclusiv pentru Direcția Poliția Locală Oradea, asigurând prezentarea tuturor documentelor necesare în vederea aprobării bugetului anual, respectând termenele și procedurile legale de elaborare și adoptare a acestuia;
- Asigură gestiunea furniturilor de birou tipizate, bonuri valorice carburant, materiale cu caracter funcțional și a materialelor de natura obiectelor de inventar în magazie și în folosință, necesare Direcției Poliția Locală Oradea, precum și gestiunea tuturor obiectelor de inventar aflate în patrimoniul Municipiului Oradea;
- Întocmește documentaţia privind achiziţiile de servicii, bunuri şi materiale, obiecte de inventar necesare activității specifice, urmărind derularea contractelor de achiziţie, primirea, păstrarea şi eliberarea acestora pentru zona Direcției Poliția Locală Oradea și a parcului auto;
- Urmărește derularea contractelor privind lucrările de întreţinere şi reparaţii curente a bunurilor, autovehiculelor aflate în utilizarea instituţiei;
- Asigură necesarul de materiale, evidenţa, păstrarea depozitarea și distribuirea mijloacelor tehnice din dotarea Poliţiei Locale Oradea;
- Asigură necesarul de uniforme şi echipament pentru angajaţii instituţiei cu drept de uniformă şi ţine evidenţa la zi a duratei maxime de uzură pentru fiecare articol din care se compune uniforma de serviciu;
- Conduce activitatea parcului auto, punând la dispoziţie şi deservind cu autoturismele din dotare întreaga activitate a instituţiei;
- Asigură întreținerea mijloacelor de transport din dotare, în permanentă stare de funcționare, prin efectuarea reviziilor tehnice obligatorii și a reparațiilor atunci când acestea se impun;
- Urmăreşte derularea în bune condiţii a contractelor privind întreţinerea şi exploatarea mijloacelor auto, conform prevederilor acestora întreţineri şi reparaţii în termen de garanţie, revizii tehnice, asigurări RCA, CASCO, spălătorie auto, vulcanizare etc.
- Asigură foile de parcurs şi face analiza/lunară a acestora sau ori de câte ori se impune;
- Urmărește intrările/ieșirile în cursă în colaborare cu Direcția Poliția Locală Oradea;
- Asigură listele de inventariere și participă la activitatea de inventariere a patrimoniului din punct de vedere al dotărilor cu obiecte de inventar și materiale consumabile și urmărește valorificarea rezultatelor;
- Instruiește toate comisiile de inventariere, întocmește procedurile de efectuare a inventarierii și la pune la dispoziția acestora;
- Efectuează împreună cu personalul desemnat din cadrul instituţiei inventarierea periodică a obiectelor de inventar, a materialelor consumabile, a noilor achiziţii, precum şi casarea celor disponibilizate, prin valorificarea sau distrugerea lor;
- Asigură și întocmește metodologiile de primire, păstrare, eliberare și inventariere a bunurilor și le pune la dispoziția acestora;
- Organizează activitatea de casare și declasare a bunurilor, obiectelor de inventar;
- Răspunde de gestionarea deșeurilor / materialelor valorificabile rezultate în urma casărilor sau a dezafectărilor și dezmembrărilor clădirilor (cu ocazia consolidărilor, modernizărilor, reabilitărilor, reparațiilor) și valorificarea acestora;
- Gestionează baza de date cu privire la bunurile care sunt funcționale dar care nu se mai utilizează de deținătorii actuali și se ocupă de redistribuirea acestora în cadrul instituției, iar în cazul în care nu există solicitări interne, organizează și coordonează operațiunile de transfer fără plată a acestora;
- Primește referatele de necesitate și oportunitate pentru achiziționarea de produse și servicii emise de structurile instituției și stabilește procedura de achiziții aplicată în colaborare cu serviciul achiziții, astfel că întocmește documentația necesară în vederea aprovizionării cu produse și servicii;
- Asigură recepția și depozitarea tuturor materialelor, obiectelor de inventar, cu excepția mijloacelor fixe ce necesită punere în funcțiune sau sunt voluminoase și în cantități foarte mari, caz în care recepția se face direct la utilizatorul final din cadrul instituției;
- Răspunde de recepția în termen a bunurilor contractate / comandate, printr-o planificare riguroasă, pe termene limită a contractelor / comenzilor, luând legătura în timp util cu furnizorii;
- Organizează și efectuează recepția cantitativă și calitativă a bunurilor și materialelor aprovizionate, obiectelor de inventar, propune componența comisie de recepție;
- Răspunde de gospodărirea judicioasă a obiectelor de inventar, sub aspectul depozitării, conservării și gestionării lor;
- Urmărește permanent evoluția stocurilor, ia măsuri de asigurare a stocului de siguranță, pentru unele materiale și obiecte de inventar, de primă necesitate;
- Certifică exactitatea și realitatea aprovizionării cu materii prime, materiale, piese de schimb, carburanți, obiecte de inventar;
- Răspunde ca plățile efectuate să fie în conformitate cu prevederile contractuale sau cele din comenzile directe, iar în cazul nerespectării acestora întocmește adresele de calcul a penalităților;
- Programează eliberarea bunurilor din magaziile centrale către beneficiarii finali din cadrul instituției, în timp optim;
- Întocmeşte şi completează la zi evidenţa obiectelor de inventar afate în folosință, în utilizarea personalului angajat, prin completarea fişelor în programul informatic existente;
- Ține evidenţa şi asigură confecţionarea, gestionarea şi scoaterea din uz a ştampilelor şi a sigiliilor din instituţie;
- În baza referatelor aprobate şi a facturilor aferente, efectuează recepţiile tuturor materialelor consumabile şi a obiectelor de inventar;
- Efectuează achiziţii de bunuri materiale de natura obiectelor de inventar în conformitate cu prevederile legale, necesare pentru funcţionarea tuturor compartimentelor din instituţie, a Consiliului Local şi a conducerii primăriei în funcţie de structura de personal aprobată prin organigramă;
- Întocmeşte bonurile de dare în folosinţă şi listele de inventar, pe fiecare compartiment în parte;
- Operează în Programul “INDECO SOFT“ toate intrările de materiale/obiecte de inventar în baza facturilor şi ieşirile în baza bonurilor de consum;
- Răspunde de verificarea și avizarea la plată a facturilor, conform contractelor încheiate și a realității din teren, ce vizează utilitățile și serviciile publice;
- Asigură serviciile de secretariat ale direcției și ține evidența registrelor de înregistrare a documentelor de intrare și ieșire;
MARTIN CORNELIA - consilier
VLAD MARIANA LUCIA - consilier
HAREU GEORGETA - consilier
OAIE JOHANNA - MARGARETA - consilier
