Compartimentul de Stare civilă

Scopul este acela de a exercita competenţele ce ii sunt date prin lege pentru punerea în aplicare a prevederilor actelor normative care reglementează activitatea de stare civilă.

Activitatea acestui serviciu public se desfăşoară în interesul legitim al persoanei şi al comunităţii, în sprijinul instituţiilor şi autorităţilor statului, pe baza şi în executarea legii.

a) întocmește, la cerere sau din oficiu, potrivit legii, acte de naștere, de căsătorie și de deces și eliberează certificatele doveditoare/ extrasele multilingve;

b) înscrie mențiuni, în condițiile legii și a metodologiilor, pe marginea actelor de stare civilă aflate în păstrare și trimite comunicări de mențiuni pentru înscriere în registre, exemplarul I sau II, după caz;

c) înscrie sau transcrie actele de stare civilă ale cetățenilor români, în condițiile legii;

d) întocmește, completează, rectifică, anulează sau reconstituie actele de stare civilă, precum și orice mențiuni făcute pe actele de stare civilă și pe actele de identitate, în condițiile legii;

e) primește cererile de înscriere de mențiuni cu privire la modificările întervenite în străinătate, în statutul civil al persoanei, determinate de divorț, adopție, schimbare de nume și/sau prenume, precum și documentele ce susțin cererile respective, pe care le înaintează D.E.P. Bihor în vederea avizării înscrierii mențiunilor corespunzătoare sau, după caz, a emiterii aprobării;

f) eliberează gratuit, la cererea autorităților publice, extrase pentru uz oficial de pe actele de stare civilă, precum și fotocopii ale documentelor aflate în arhiva proprie, cu respectarea prevederilor Legii nr. 16/1996 a Arhivelor Naționale, precum și ale Regulametului UE 679/2016.

g) pentru îndeplinirea întocmai a atribuțiilor și sarcinilor din competență, răpunde de aplicarea întocmai a dispozițiilor legale, a ordinelor și instrucțiunilor care reglementează activitatea pe linie de stare civilă;

h) înregistrează toate cererile în registrele corespunzătoare fiecărei categorii de lucrări, în conformitate cu prevederile metodologiei de lucru;

i) răspunde de corectitudinea datelor preluate din documentele primare și înscrise în formulare;

j) trimite, structurilor de evidență a persoanelor din cadrul S.P.C.L.E.P., la care este arondată unitatea administrativ-teritorială, în termen de 10 zile de la data întocmirii actului de stare civilă sau a modificărilor intervenite în statutul civil, comunicări nominale pentru născuți vii, cetățeni români, ori cu privire la modificările intervenite în statutul civil al cetățenilor români;  colţurile actelelor de identitate ale persoanelor decedate ori declarațiile de pierdere din care rezultă că persoanele decedate nu au avut act de identitate se trimit la structura de evidență a persoanelor din cadrul S.P.C.L.E.P. la care este arondată unitatea administrativ-teritorială care a înregistrat decesul.

k) trimite centrelor militare, până la data de 5 (cinci) ale lunii următoare înregistrării decesului, livretul militar sau adeverința de recrutare a persoanei supuse obligațiilor militare;

l) întocmește buletinele statistice de naștere, de căsătorie și de deces, în conformitate cu normele Institutului Național de Statistică pe care le trimite lunar Direcției Județene de Statistică Bihor;

m) ia măsuri de păstrare în condiții corespunzătoare a registrelor și certificatelor de stare civilă pentru a evita deteriorarea sau dispariția acestora;

n) atribuie codul numeric personal (CNP), pe baza listelor de coduri precalculate, pe care le arhivează și le păstrează în condiții depline de securitate;

o) propune anual, necesarul de registre, certificate de stare civilă, formulare, imprimate auxiliare și cerneală specială, pentru anul următor și il comunică Serviciului Public Comunitar Județean de Evidență a Persoanelor, spre aprobare;

p) se îngrijește de reconstituirea prin copiere a registrelor de stare civilă pierdute ori distruse – parțial sau total – după exemplarul existent certificând exactitatea datelor înscrise;

q) ia măsuri de reconstituire sau întocmire ulterioară a actelor de stare civilă, în cazurile prevăzute de lege;

r) înaintează Serviciul Public Comunitar Județean de Evidență a Persoanelor, exemplarul II al registrului de stare civilă, în termen de 5  zile, de la încheierea controlului anual asupra activităţii ofiţerilor de stare civilă efectuat de către structurile de stare civilă din cadrul D.E.P. Bihor.

s) sesizează imediat Serviciul Public Comunitar Județean de Evidență a Persoanelor, în cazul dispariției unor documente de stare civilă cu regim special;

t) primește cererile și efectuează verificări cu privire la schimbarea numelui pe cale administrativă și transcrierea certificatelor / extraselor de stare civilă procurate în străinătate întocmeşte referatul cu propunere de aprobare sau respingere pe care îl înaintează împreună cu toată documentaţia în vederea obţinerii dispoziţiei de schimbare a numelui/ avizului conform al D.E.P. Bihor

u) primește cererile de rectificare a actelor de stare civilă și efectuează verificări pentru stabilirea cu exactitate a erorilor depistate în cuprinsul actelor de stare civilă sau a mențiunilor înscrise pe acestea, întocmește documentația și referatul cu propuneri de aprobare sau respingere și le înaintează D.E.P. Bihor, pentru avizare prealabilă, în vederea emiterii dispoziției de aprobare/respingere de rectificare de către primar;

v) la solicitarea instanțelor judecătorești efectuează verificări cu privire la anularea, completarea ori modificarea actelor de stare civilă, declararea dispariției sau a morții pe cale judecătorească; 

w) desfășoară activități de primire, examinare, evidență și rezolvare a petițiilor cetățenilor;

x) asigură colaborarea și schimbul permanent de informații cu unitățile operative ale M.A.I., în scopul realizării operative și de calitate a sarcinilor comune ce revin în temeiul legii;

y ) eliberează, la cererea persoanelor fizice îndreptăţite, certificate care să ateste componenţa familiei, necesare reîntregirii familiei aflate în străinătate.

primeşte cererile de divorţ pe cale administrativă însoţite de documentele necesare, şi solicită prin intermediul structurii de stare civilă din cadrul D.E.P. Bihor alocarea din Registrul unic al certificatelor de divorţ, a numărului certificatului de divorţ, care urmează a fi înscris pe aceasta.

bb) formulează propuneri pentru îmbunătățirea muncii, modificarea metodologiilor de lucru;

cc) întocmește situațiile statistice, sintezele ce conțin activitățile desfășurate lunar, trimestrial și anual, în cadrul Serviciului de Evidență a Persoanelor al municipiului Oradea, precum și procesele-verbale de scădere din gestiune;

dd) răspunde de activitățile de selecționare, creare, folosire și păstrare a arhivei;

ee) execută acțiuni și controale, cu personalul propriu sau în colaborare cu formațiunile de ordine publică, în unitățile sanitare și de protecție socială, în vederea depistării persoanelor a coror naștere nu a fost înregistrată în registrele de stare civilă și a persoanelor cu identitate necunoscută;

ff) colaborează cu formațiunile de poliție pentru identificarea unor cavadre și persoane cu identitate necunoscută, precum și a părinților copiilor abandonați;

gg) pentru îndeplinirea întocmai a atribuțiilor și sarcinilor din competență, răspunde de aplicarea întocmai a dispozițiilor legale, a ordinelor și instrucțiunilor care reglementează activitatea pe linia regimului de stare civilă;

hh) îndeplinește și alte atribuții stabilește, în limita legii, de conducerea serviciului.

ii)  primeşte cererile pentru înregistrarea tardivă a naşterii sau a naşterii produse în străinătate şi neînregistrată la autorităţile străine sau înregistrată cu date nereale şi întocmeşte referatul cu verifiările prevăzute de lege

Ofiţerii de stare civilă sunt responsabili de actele întocmite din punct de vedere juridic  privind aplicarea legislaţiei specifice stării civile.

Relaţii interne: 

- cu aparatul de specialitate al primarului şi cu instituţiile subordonate Consiliului Local al mun. Oradea.

Relaţii externe: 

- Direcţia Generală pentru Evidenţa Persoanelor din cadrul Ministerului Afacerilor Interne

- Direcţia de Evidenţă a Persoanelor  a judeţului Bihor

- Instituţia Prefectului – jud. Bihor

- Biroul Judeţean de Administrare a Bazelor de Date Bihor

- Serviciul Public Comunitar pentru Eliberarea şi Evidenţa Paşapoartelor Simple Bihor

- Direcţia Generală de Asistenţă Socială şi Protecţia Copilului Bihor

- Serviciul pentru Imigrări Bihor

- Penitenciarul Oradea

- Instanţe de judecată

- Unităţi de parchet

- Notari publici

- Cabinete de avocatură

- alte autorităţi şi instituţii publice

Sef serviciu 

SEICA GHEORGHE – şef serviciu – S.P.C.L.E.P

Resortul - alte activităţi de stare civilă – cam. 14 parter

FEKETE CORNELIA-MARA - consilier – ofiţer de stare civilă – coordonator compariment

ARDELEAN EMILIA-CĂLINA - consilier – ofiţer de stare civilă

TĂUT-CIUCIU CAMELIA – MARIA - consilier – ofiţer de stare civilă

MAN CINOLETA-CLAUDIA - consilier – ofiţer de stare civilă

Resortul - înregistrări decese cam 13 parter

FAUR FELICIA - consilier – ofiţer de stare civilă

FILDAN MARINELA-NICOLETA - consilier – ofiţer de stare civilă

POPESCU FLORINA-FELICIA - consilier – ofiţer de stare civilă

Resortul – înregistrări căsătorii cam. 12 parter

STRETEA PARASCHIVA-IUDITA - consilier – ofiţer de stare civilă

ALEXAN LIANA-CORINA - consilier – ofiţer de stare civilă

Resortul - înregistrări naşteri – Maternitatea din Oradea, str. Clujului, nr. 50

GEORGIȚA CORINA– consilier – ofiţer de stare civilă

PLATONA CARMEN-FLORICA - consilier – ofiţer de stare civilă